万博体育在线注册因公短期出国(境)手续办理须知

发布时间: 2015年09月14日

凡我校正式教职工因公短期(3个月以内含3个月)参团或组团出国(境)的手续一律在院外事办公室办理。根据北京市人民政府外事办公室及北京市教育委员会审批程序,以及各国大使馆办理签证业务的有关规定,请在预定出国(境)日期前90天开始办理出国手续,向学院外事办公室提交申请和办理出国(境)所需的各种相关材料。

《因公出国(境)计划审批表》(学院正处级以下教职工因公出访),“所在单位意见”由其所在单位负责人签署。《正处级干部因公出国(境)计划审批表》(学院正处级以上干部因公出访),  "所在单位意见"由其出访时主持工作人签署。

 

办理因公出访批件或确认件应准备的材料(均用A4): 

 

一、基本材料:

1《因公出国(境)计划审批表》 (学院正处级以下教职工因公出访,正处级以上干部因公出国(境)计划审批表》(学院正处级以上干部因公出访)

2、身份证复印件2(必须是在有效期内的北京市身份证,是二代证的话,正反面印在同一页上)

二、邀请函  

为使得各团组顺利完成申报、审批、护照及签证办理等手续,国外邀请函需注明下列内容:

1、有正规的邀请方邀请信纸抬头,含邀请方单位名称、地址、联系电话、邀请人姓名等信息,邀请人签名要求邀请人手写签名,有公章的应加盖公章。

2、邀请函正文内容应包括到访目的、主要任务、活动安排、到访日期、停留时间、被邀请人姓名、身份、费用负担情况,落款要有邀请人亲笔签名,日程请尽量详尽,请提供邀请函原件。邀请函及日程必须一国一函一日程,且日程前后衔接无断点,不可凭含有多个出访国家或地区出访日程安排的一国邀请函申报任务。

三、各种不同类型出访所需的附加材料:

(一)我校自行组团出访

   这里所说的组团出国()执行公务,主要是指由我校组织、两人()以上出国()进行一般性的考察、访问、展览和培训等。需要的材料有:

1《因公出国(境)计划审批表》(学院正处级以下教职工因公出访,《正处级以上干部因公出国(境)计划审批表》(学院正处级以上干部因公出访)

2、对团组内有校外其他人员参团的,随校内审批表还要另提供1份外单位参团人员的基本信息表,内容同校内审批表的第一部分,包括:姓名,性别,所在单位,职称/职务,身份证号码,出生地,联系电话等。

 3、邀请函原件1份、复印件3份、中文翻译件3份。

(二)参加跨地区、跨行业团组(俗称双跨团)出访需要材料

1、开给北京市人民政府外事办公室的征求意见函原件;

2、开给北京市人民政府外事办公室的出国任务通知书原件;

3、出国任务批件原件或复印件;

4《因公出国(境)计划审批表》 (学院正处级以下教职工因公出访),正处级以上干部因公出国(境)计划审批表》(学院正处级以上干部因公出访)

5、邀请函原件1份、复印件3份、中文翻译件3份。

(三)赴港澳个人应准备的材料:

1 属我校自组团的提供邀请函原件1份、复印件2份、中文翻译件3份,属跨团组的提供邀请函传真件原件1份、复印件2份、中文翻译件3份;开给北京市人民政府外事办公室的征求意见函原件,开给北京市人民政府外事办公室的出国任务通知书原件,出国任务批件原件或复印件。邀请信需注明下列内容:在外停留的时间,讲学、合作研究等的具体内容、经费的分担情况

2、填写“因公出国(境)计划审批表”和“个人情况表”。

1.《因公出国(境)计划审批表》 (学院正处级以下教职工因公出访),《正处级以上干部因公出国(境)计划审批表》(学院正处级以上干部因公出访)

2.《 个人情况表》(填写赴非澳大利亚、新西兰国家的个人情况表)。

(四)赴台交流:

整个赴台审办过程大约需要4-5个月,请准备赴台的人员早作准备。

     1申请立项及所需材料:

 1、台方邀请函;

 2、赴台人员在台行程表;

 3、赴台人员审查表;

 4赴台人员名单(含电子版)

     申请立项材料应于赴台前四个月送达市教委港澳台办公室。

     2关于上述材料的具体要求:

  1、报送市教委港澳台事务办公室的赴台申请立项函应包括以下内容:

         拟应邀赴台人员的姓名、所在单位(院系)及职务;

         台方邀请单位;

         在我党政部门任职人员的民间身份;

         拟赴台时间及在台期限;

         费用负担办法;

         赴台交流活动的具体内容;

         本次赴台主要任务;

         台方邀请单位或人士的背景情况。

 2 赴台邀请函及行程表中不得出现“中华民国”及其英文缩写字样和“民国”年号;更不可私自涂改将改后的邀请函交来,一经发现,材料退回。

 3 在台行程中不得安排参访台湾官方机构或其他敏感场所,不得有自由活动或机动时间安排。

 

四、其他需要说明的问题

1、根据办公经费勤俭节约的原则,除非有特别紧急的出访任务需要额外赴市教委外事处办理申报手续,院外事办公室同志于每周三上午去市教委办理申报任务,取回出国任务批件或出国任务确认件;

2、出访人员由学院统一购买机票,如确需自行购买的,需经院领导批准、在院外事办公室备案后,方可自行购买。购买机票时,需坚持勤俭节约原则购买与出访任务相符、价格适宜的飞机票,同时,请特别注意,不要绕道或经转其他国家,以免出现不必要的问题,引起不必要的国际纠纷。如确须经转其他国家应提交经转国家的邀请信并办理过境签证手续

3、由北京市教委外事处上报北京市外事办公室批准申报任务后,院外事办公室将及时通知出访人员,到学院财务处办理换汇手续,完成出访任务后及时到财务处办理相关核汇手续;

4、出国人员请注意在国外访问、考察、讲学等交流活动的时间,应严格遵守出国任务批件或出国确认件上的在国外停留时间和护照上的签证时间,不得擅自无故延长在国外的停留时间;

5、回国后应及时向主管院领导、院外事办公室递交出国文字总结一份(附带磁盘和照片等资料,照片必须是实地交流或考察的工作照,非旅游照),并交回因公出国护照;

6、照片、总结、护照、出国费用报销单齐全之后,才能报账;

7、院外事办公室将在材料齐全的情况下5个工作日内向市教委外事处上报出国(境)任务,再由市教委外事处上报市外事办公室审批;

注意事项:

1、赴台湾省时,还需提供对方邀请单位简介和有对方单位印章的在台日程表各3份,其中日程表中不能有“自由活动”等安排,所有赴台材料中不能出现民国纪年;

2、赴日本须提供招状书即邀请函(须有邀请人的印章)、招聘理由书、身元保证书(后两书需加盖邀请单位公章)、邀请人在职证明书、二人以上团组名单和在日日程表复印件各3份(邀请单位应为日本企业的法人,团体、国家或地方自治体,大学里进行公务邀请的教授);

3、赴欧洲国家还需附详细日程表原件1份、复印件3份、包括在职证明以及费用担保内容在内的单位派遣函(英文)原件1份;

4、申办申根签证的任务需提供至少两个申根国家的邀请信,各个邀请信中都必须写明具体抵达和离开的日期,在各国逗留的总天数,费用和医疗保险由谁负担,其中逗留时间最长国家的邀请信需为原件,其他的邀请信可为传真件。根据使馆政策,单独办理一个申根国家的签证不能保证获得申根签证。

5、赴澳大利亚、新西兰的需要单位在职证明(英文);

6、单位派遣函、在职证明需要用万博体育在线注册文头纸打印,校领导签字盖章;

7、以上材料中申请人的姓名及拼音和出生年月日应与身份证上的信息一致。

 

 

 

 

办理因公护照和签证应准备的材料: 

1、《个人情况表》(办理签证时需要,:按市外办200410月的最新要求,现有三种个人情况表,第一种是赴澳大利亚、新西兰国家的个人情况表,第二种是赴非澳大利亚、新西兰国家的个人情况表,第三种时赴英国个人情况表,填写时请务必注意)

2、照片:一般情况下6张。其中办理因公护照用2张,自2013年起开始办理因公电子护照,提交照片的同时提供拍照时提供的电子回执单和识别条码;办理签证4:不同国家所需照片数量不统,具体数字将由院外事办公室按照市教委外事处的要求告知出访人员)。护照照片一般为白色背景的标准小二寸照,各国签证照片要求不一,请到正规照相馆拍摄符合要求的照片,照片背后请用圆珠笔或2B铅笔写上名字,注意书写时的力度,不要在照片正面留下任何印痕。



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发布时间: 2015年09月14日

凡我校正式教职工因公短期(3个月以内含3个月)参团或组团出国(境)的手续一律在院外事办公室办理。根据北京市人民政府外事办公室及北京市教育委员会审批程序,以及各国大使馆办理签证业务的有关规定,请在预定出国(境)日期前90天开始办理出国手续,向学院外事办公室提交申请和办理出国(境)所需的各种相关材料。

《因公出国(境)计划审批表》(学院正处级以下教职工因公出访),“所在单位意见”由其所在单位负责人签署。《正处级干部因公出国(境)计划审批表》(学院正处级以上干部因公出访),  "所在单位意见"由其出访时主持工作人签署。

 

办理因公出访批件或确认件应准备的材料(均用A4): 

 

一、基本材料:

1《因公出国(境)计划审批表》 (学院正处级以下教职工因公出访,正处级以上干部因公出国(境)计划审批表》(学院正处级以上干部因公出访)

2、身份证复印件2(必须是在有效期内的北京市身份证,是二代证的话,正反面印在同一页上)

二、邀请函  

为使得各团组顺利完成申报、审批、护照及签证办理等手续,国外邀请函需注明下列内容:

1、有正规的邀请方邀请信纸抬头,含邀请方单位名称、地址、联系电话、邀请人姓名等信息,邀请人签名要求邀请人手写签名,有公章的应加盖公章。

2、邀请函正文内容应包括到访目的、主要任务、活动安排、到访日期、停留时间、被邀请人姓名、身份、费用负担情况,落款要有邀请人亲笔签名,日程请尽量详尽,请提供邀请函原件。邀请函及日程必须一国一函一日程,且日程前后衔接无断点,不可凭含有多个出访国家或地区出访日程安排的一国邀请函申报任务。

三、各种不同类型出访所需的附加材料:

(一)我校自行组团出访

   这里所说的组团出国()执行公务,主要是指由我校组织、两人()以上出国()进行一般性的考察、访问、展览和培训等。需要的材料有:

1《因公出国(境)计划审批表》(学院正处级以下教职工因公出访,《正处级以上干部因公出国(境)计划审批表》(学院正处级以上干部因公出访)

2、对团组内有校外其他人员参团的,随校内审批表还要另提供1份外单位参团人员的基本信息表,内容同校内审批表的第一部分,包括:姓名,性别,所在单位,职称/职务,身份证号码,出生地,联系电话等。

 3、邀请函原件1份、复印件3份、中文翻译件3份。

(二)参加跨地区、跨行业团组(俗称双跨团)出访需要材料

1、开给北京市人民政府外事办公室的征求意见函原件;

2、开给北京市人民政府外事办公室的出国任务通知书原件;

3、出国任务批件原件或复印件;

4《因公出国(境)计划审批表》 (学院正处级以下教职工因公出访),正处级以上干部因公出国(境)计划审批表》(学院正处级以上干部因公出访)

5、邀请函原件1份、复印件3份、中文翻译件3份。

(三)赴港澳个人应准备的材料:

1 属我校自组团的提供邀请函原件1份、复印件2份、中文翻译件3份,属跨团组的提供邀请函传真件原件1份、复印件2份、中文翻译件3份;开给北京市人民政府外事办公室的征求意见函原件,开给北京市人民政府外事办公室的出国任务通知书原件,出国任务批件原件或复印件。邀请信需注明下列内容:在外停留的时间,讲学、合作研究等的具体内容、经费的分担情况

2、填写“因公出国(境)计划审批表”和“个人情况表”。

1.《因公出国(境)计划审批表》 (学院正处级以下教职工因公出访),《正处级以上干部因公出国(境)计划审批表》(学院正处级以上干部因公出访)

2.《 个人情况表》(填写赴非澳大利亚、新西兰国家的个人情况表)。

(四)赴台交流:

整个赴台审办过程大约需要4-5个月,请准备赴台的人员早作准备。

     1申请立项及所需材料:

 1、台方邀请函;

 2、赴台人员在台行程表;

 3、赴台人员审查表;

 4赴台人员名单(含电子版)

     申请立项材料应于赴台前四个月送达市教委港澳台办公室。

     2关于上述材料的具体要求:

  1、报送市教委港澳台事务办公室的赴台申请立项函应包括以下内容:

         拟应邀赴台人员的姓名、所在单位(院系)及职务;

         台方邀请单位;

         在我党政部门任职人员的民间身份;

         拟赴台时间及在台期限;

         费用负担办法;

         赴台交流活动的具体内容;

         本次赴台主要任务;

         台方邀请单位或人士的背景情况。

 2 赴台邀请函及行程表中不得出现“中华民国”及其英文缩写字样和“民国”年号;更不可私自涂改将改后的邀请函交来,一经发现,材料退回。

 3 在台行程中不得安排参访台湾官方机构或其他敏感场所,不得有自由活动或机动时间安排。

 

四、其他需要说明的问题

1、根据办公经费勤俭节约的原则,除非有特别紧急的出访任务需要额外赴市教委外事处办理申报手续,院外事办公室同志于每周三上午去市教委办理申报任务,取回出国任务批件或出国任务确认件;

2、出访人员由学院统一购买机票,如确需自行购买的,需经院领导批准、在院外事办公室备案后,方可自行购买。购买机票时,需坚持勤俭节约原则购买与出访任务相符、价格适宜的飞机票,同时,请特别注意,不要绕道或经转其他国家,以免出现不必要的问题,引起不必要的国际纠纷。如确须经转其他国家应提交经转国家的邀请信并办理过境签证手续

3、由北京市教委外事处上报北京市外事办公室批准申报任务后,院外事办公室将及时通知出访人员,到学院财务处办理换汇手续,完成出访任务后及时到财务处办理相关核汇手续;

4、出国人员请注意在国外访问、考察、讲学等交流活动的时间,应严格遵守出国任务批件或出国确认件上的在国外停留时间和护照上的签证时间,不得擅自无故延长在国外的停留时间;

5、回国后应及时向主管院领导、院外事办公室递交出国文字总结一份(附带磁盘和照片等资料,照片必须是实地交流或考察的工作照,非旅游照),并交回因公出国护照;

6、照片、总结、护照、出国费用报销单齐全之后,才能报账;

7、院外事办公室将在材料齐全的情况下5个工作日内向市教委外事处上报出国(境)任务,再由市教委外事处上报市外事办公室审批;

注意事项:

1、赴台湾省时,还需提供对方邀请单位简介和有对方单位印章的在台日程表各3份,其中日程表中不能有“自由活动”等安排,所有赴台材料中不能出现民国纪年;

2、赴日本须提供招状书即邀请函(须有邀请人的印章)、招聘理由书、身元保证书(后两书需加盖邀请单位公章)、邀请人在职证明书、二人以上团组名单和在日日程表复印件各3份(邀请单位应为日本企业的法人,团体、国家或地方自治体,大学里进行公务邀请的教授);

3、赴欧洲国家还需附详细日程表原件1份、复印件3份、包括在职证明以及费用担保内容在内的单位派遣函(英文)原件1份;

4、申办申根签证的任务需提供至少两个申根国家的邀请信,各个邀请信中都必须写明具体抵达和离开的日期,在各国逗留的总天数,费用和医疗保险由谁负担,其中逗留时间最长国家的邀请信需为原件,其他的邀请信可为传真件。根据使馆政策,单独办理一个申根国家的签证不能保证获得申根签证。

5、赴澳大利亚、新西兰的需要单位在职证明(英文);

6、单位派遣函、在职证明需要用万博体育在线注册文头纸打印,校领导签字盖章;

7、以上材料中申请人的姓名及拼音和出生年月日应与身份证上的信息一致。

 

 

 

 

办理因公护照和签证应准备的材料: 

1、《个人情况表》(办理签证时需要,:按市外办200410月的最新要求,现有三种个人情况表,第一种是赴澳大利亚、新西兰国家的个人情况表,第二种是赴非澳大利亚、新西兰国家的个人情况表,第三种时赴英国个人情况表,填写时请务必注意)

2、照片:一般情况下6张。其中办理因公护照用2张,自2013年起开始办理因公电子护照,提交照片的同时提供拍照时提供的电子回执单和识别条码;办理签证4:不同国家所需照片数量不统,具体数字将由院外事办公室按照市教委外事处的要求告知出访人员)。护照照片一般为白色背景的标准小二寸照,各国签证照片要求不一,请到正规照相馆拍摄符合要求的照片,照片背后请用圆珠笔或2B铅笔写上名字,注意书写时的力度,不要在照片正面留下任何印痕。



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